Nel marzo del 2003 il Comune di Passerano Marmorito ha riportato alla luce, dopo anni di lavori di schedatura, riordino e inventariazione, l'archivio storico comunale; tale lavoro di riordino è stato frutto della ricostruzione degli antichi archivi degli ex comuni di Passerano, Marmorito, Primeglio e Schierano, oggi riuniti sotto un unico comune. Già nel 1984 la Soprintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d'Aosta, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, aveva riscontrato la necessità di un lavoro di recupero dei documenti conservati dal Comune nell'archivio storico e di deposito, raccomandando la creazione di una "sezione separata" dedicata a tutti i documenti relativi alle pratiche definite da oltre 40 anni. I lavori di riordino cominciarono solo negli anni '90 e furono accompagnati dalle periodiche circolari della Soprintendenza Archivistica, nelle quali veniva ribadita la normativa vigente in materia di servizi d'archivio e di accesso alla documentazione dei Comuni e della Province. In seguito alla richiesta, da parte del Comune di Passerano Marmorito, di un elenco del personale diplomato e autorizzato al riordino degli Archivi Storici nell'ambito della provincia di Asti, la Soprintendenza Archivistica inviò una lista di persone in possesso del Diploma di Archivistica e Paleografia, tra le quali il comune scelse il Dott. Gian Paolo Silicani, archivista, araldista e ricercatore storico. Dopo una prima, lunga opera di pulitura e riordino in cui sono state individuate e separate le varie tipologie di materiale, il Dott. Silicani ha proseguito con un lavoro di inventariazione, portato avanti (dagli ultimi mesi del 2002) dalla Dott.ssa Daniela Cabella e dal Dott. Dimitri Brunetti. I lavori sono terminati nel marzo del 2003 e il giorno 8 dello stesso mese, il Dott. Simonetta Piergiorgio, funzionario della Soprintendenza Archivistica, ha provveduto al collaudo; il verbale di tale collaudo, firmato da Marco Carassi (al tempo Soprintendente), dichiara la conformità del lavoro di riordinamento ai criteri tecnico-archivistici e alle prescrizioni fornite dalla stessa Soprintendenza.
La documentazione conservata nell'archivio attraversa un periodo storico molto ampio, poiché i primi pezzi risalgono al 1575 e gli ultimi al 1961. É stata effettuata una suddivisione in sette fondi, ognuno dei quali riunisce la documentazione per serie originarie (o funzionali) oppure applica le 15 categorie indicate dalla circolare 17100-2 dell' 1 marzo 1897 del Ministero dell'Interno (la cosiddetta "circolare Astengo" che ha disciplinato la classificazione organica degli atti dei Comuni.); è questo il caso del fondo relativo al Comune di Passerano Marmorito.
La prima categoria, Amministrazione, comprende documenti relativi al periodo 1928-1961 ed è suddivisa in diversi ambiti: Territorio, in cui sono contenuti i documenti (decreto reale, nota prefettizia, relazione, nomina del conte Roberto Radicati a Commissario prefettizio) che sanciscono la riunione del Comune di Primeglio Schierano e parte di quello di Marmorito a quello di Passerano; La seconda categoria, dedicata all'assistenza pubblica, Opere pie e beneficenza, contiene gli elenchi delle Opere Pie, dei poveri dimoranti nel Comune, la documentazione relativa ai prestiti matrimoniali, all'assistenza dei minori, degli illegittimi riconosciuti e dei malati. Il regolamento di Polizia urbana e della circolazione stradale della prima metà del XX secolo sono contenuti nella terza categoria, Polizia municipale. La quarta categoria, Sanità e igiene, comprende regolamenti, norme, i registri del servizio ostetrico e di quello veterinario, l'elenco dei vari Consorzi sanitari, i registri delle vaccinazioni. La quinta categoria racchiude l'analisi delle Finanze del Comune Viene conservata una vasta documentazione sulle Imposte comunali, ad esempio quelle sulle bevande alcoliche, sul trasporto del vino e sui vari consumi.
La sesta categoria, Governo, elezioni e servizio elettorale, contiene varie circolari della prefettura, l'elenco degli iscritti alla sezione locale del Partito nazionale fascista (1933), registri dei verbali della Commissione elettorale, liste elettorali e documenti sulle elezioni amministrative e politiche.
Nella settima categoria, Grazia, giustizia e culto, si trovano statistiche, elenchi di protesti, verbali e documentazione relativa ai lavori eseguiti nelle chiese parrocchiali di Passerano (S.S. Pietro e Paolo) e di Primeglio (San Lorenzo).
L'ottava categoria riguarda gli Affari militari: liste di leva, soccorsi militari, anagrafe annonaria ed affari riguardanti i quadrupedi ed i veicoli.
L'Istruzione pubblica, nona categoria, contiene il carteggio relativo alle autorità scolastiche e al personale docente impiegato presso l'asilo infantile e la scuola elementare, dei quali sono conservati i verbali di deliberazione. Raccolta degli elenchi dei bambini iscritti al Patronato scolastico, informazioni relative alla Banda musicale e a Corsi di educazione popolare.
Nella decima categoria sono state raccolte le carte relative ai vari Lavori e servizi pubblici, quali: sistemazione di strade e piazze, ponti, illuminazione pubblica, acque, trasporti, servizio postale e collegamenti telefonici.
L'undicesima categoria si distingue tra Agricoltura, industria e commercio. Per la prima classe sono riuniti i documenti relativi a bonifiche, censimenti di grano, pesca, cattura delle talpe, atti del Consorzio antigrandine, censimento generale dell'agricoltura italiana ed elenchi dei lavoratori agricoli. Nella classe relativa all'industria sono inseriti gli elenchi degli artigiani, elenchi nominativi delle ditte attive nell'industria molitoria e i censimenti generali dell'industria e del
Nella dodicesima categoria, Stato civile, censimento e statistica, oltre agli atti di nascita, matrimonio e morte, ci sono i certificati di cittadinanza, i censimenti della popolazione e i fogli di famiglia, documenti anagrafici e registri dei movimenti della popolazione, con le pratiche relative all'emigrazione e all'immigrazione.
Manca la documentazione per le categorie 13 (Esteri) e 14 (Oggetti diversi).
Il fondo sul Comune di Passerano Marmorito si conclude con l'ultima categoria, relativa alla Pubblica sicurezza; in questa sono comprese domande di passaporto per l'estero, autorizzazioni e licenze per il trattamento di polveri e materiali esplodenti e per esercizi in cui si vendono bevande alcoliche, richieste ed autorizzazioni per le manifestazioni pubbliche (balli e spettacoli teatrali), registro delle carte di identità, dei libretti di lavoro e permessi di caccia.
Per quanto riguarda l'organizzazione dei contenuti per i fondi degli ex comuni di Passerano, Marmorito, e Primeglio Schierano, il sistema di suddivisione per Serie ha racchiuso circa una trentina di categorie di argomenti e ambiti differenti.
Attraverso una comparazione tra i documenti relativi agli anni '80 e '90 del XVIII secolo e quelli del periodo napoleonico, si può tracciare un quadro completo del personale attivo nella comunità; le firme dei consiglieri persistono negli anni e
sopravvivono al cambio di Governo, così che i cognomi di Carossa, Omegna, Gamba, Schierano, Cafasso, Bertolone, presenti nei documenti del 1782, si ritrovano ancora in quelli del 180145 (questi sono, inoltre, cognomi che tutt'oggi
sopravvivono nella comunità di Passerano e nei dintorni).
La costanza degli incarichi pubblici in mano alla vecchia classe dirigente nonriguarda solo il ruolo di consiglieri comunali, ma anche le cariche maggiori; la nomina del sindaco rimane circoscritta all'interno della comunità e si trasmette
attraverso i vari componenti dello stesso gruppo di consiglieri.
Il ruolo di Segretario della Municipalità (istituzione che il Governo provvisorio del 1799 aveva sostituito alle amministrazioni dei pubblici) era stato svolto per anni da Tommaso Quagliotti di Schierano (il cui ruolo all'interno della comunità
era all'attivo già dal 1770) e alla sua morte, il 30 ventoso dell'anno VII della Repubblica francese, "primo della libertà piemontese", venne sostituito dal figlio Vincenzo. Le tante novità introdotte dal governo Francese, ad esempio vennero gestite dalla Municipalità passeranese con prontezza, come dimostra l'esempio della nomina dei cittadini che avrebbero dovuto servire nella Guardia Nazionale.
Il documento è datato 20 termidoro anno VIII (8 agosto 1800) e presenta un elenco di coloro che la Municipalità aveva approvato di comune accordo per prendere parte alla Guardia Nazionale: Capitano (Radicati Gabriele), Luogotenente (Bertolone Giuseppe), Sottotenente (Depanis Isidoro), Sergente Maggiore (Bertolone Stefano); seguono poi i nomi dei Sergenti e dei Caporali.
Stato dei beni comunali, tabella compilata dal comune di Passerano:
